プレPMIとは？内容・準備・目的達成の関係性をわかりやすく解説

「プレPMIってそもそも何をするの？」「準備や内容を具体的に知りたい」と思っていませんか？

本記事では、プロジェクト成功の鍵を握るプレPMIについて、その内容や準備、目的達成のためのポイントをわかりやすく解説します。

M&Aの成否を分けると言われるPMI。その事前準備であるプレPMIを成功させることで、プロジェクトをスムーズに進め、目標達成へと導きましょう。

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1. プレPMIとは？ 1.1 プロジェクト開始前の重要なステップ

プレPMI（Pre-Post Merger Integration）は、企業買収や合併（M&A）の成立前から行うPMIの準備プロセスを指します。

M&Aが成功するかどうかはPMI計画と実行が鍵となるため、プレPMIでは文化や業務プロセスの差異を理解し、デューデリジェンス調査報告書などから買収後の業績向上できるプランを予測し、リスクの洗い出すなどして成約前からPMI計画の策定を行います。

これにより、M&A後のスムーズな統合やシナジー効果の最大化が期待できます。

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1.2 関係者の認識を合わせる効果

プレPMIを実施することで、以下のような効果が期待できます。

	プロジェクト関係者の認識のずれを解消し、共通認識を醸成する
	潜在的なリスクや課題を事前に洗い出し、対策を検討することで、プロジェクトの成功確率を高める
	役割分担や責任範囲を明確にすることで、責任感と当事者意識を高める
	コミュニケーションを活性化し、チームワークを向上させる

プレPMIは、プロジェクトの規模や複雑さに応じて、内容を調整する必要があります。小規模なプロジェクトであれば、簡単な打ち合わせで済ませることもできますが、大規模で複雑なプロジェクトであれば、複数回の会議やワークショップなどを実施する必要がある場合もあります。

1.3 プレPMIとPMIの違い

プレPMIとPMIの違いは、以下の表の通りです。

項目	プレPMI	PMI
実施時期	プロジェクト開始前	プロジェクト開始後
目的	プロジェクトの円滑な開始準備	統合効果の最大化
主な内容	目的・目標の共有 計画の策定 リスクの洗い出し 役割分担の決定	組織・人事統合 業務・システム統合 企業文化統合

プレPMIは、プロジェクトの成功に向けた最初のステップです。関係者間でしっかりとコミュニケーションを取り、合意形成を図ることでM&A戦略を成功に導きましょう。

2. プレPMIの内容

プレPMIでは、その後のプロジェクトを円滑に進めるための土台作りとして、多岐にわたる内容を検討します。ここでは、特に重要な要素を具体的に解説していきます。

2.1 プロジェクトの目的とゴールの確認

プロジェクトの目的とゴールを共有することは、すべての関係者にとって共通認識を持つための最初のステップです。ここが曖昧なままだと、後々の工程で認識のズレが生じ、プロジェクトが迷走する原因になりかねません。

目的とゴールの違いを明確にする

「目的」と「ゴール」は混同されがちですが、明確に区別することが重要です。目的は、プロジェクトを通して最終的に達成したい大きな目標を指します。一方、ゴールは、目的を達成するために設定する具体的な到達点のことです。

目的	顧客満足度の向上、新規市場への参入、業務効率化など
ゴール	顧客満足度調査で80%以上の満足度を獲得、新規顧客を100社獲得、業務時間を20%削減など

具体的な指標を設定する ゴールは、その達成度を測れるように具体的な指標を設定することが重要です。

例えば 「顧客満足度の向上」というゴールであれば、「顧客満足度調査で80%以上の満足度を獲得する」といった具体的な指標を設定します。
このように、数値化できる指標を設定することで、プロジェクトの進捗状況を客観的に把握することができます。

2.2 役割分担と責任範囲の明確化

プロジェクトを成功させるためには、誰が何の責任を持って業務を行うのかを明確にすることが不可欠です。役割分担が曖昧だと、責任の所在が不明確になり、トラブル発生時に迅速な対応が難しくなります。

担当者を明確にする

プロジェクトに関わるすべてのタスクについて、具体的な担当者を決定します。この際、担当者のスキルや経験を考慮し、適切な人材を配置することが重要です。また、担当者が複数いる場合は、それぞれの役割分担を明確にしておく必要があります。

責任と権限を明確にする

各担当者の責任範囲と権限を明確にすることも重要です。責任範囲とは、担当者が担当する業務の範囲のことです。権限とは、担当者が業務を遂行するために必要な意思決定や指示出しの範囲のことです。責任と権限を明確にすることで、担当者は責任感と主体性を持って業務に取り組むことができます。

タスク	担当者	責任範囲	権限
市場調査	田中太郎	競合企業の分析、市場規模の調査	調査方法の決定、調査結果の報告
顧客ニーズ調査	佐藤花子	顧客アンケートの実施、分析	アンケート内容の決定、分析結果の報告

2.3 スケジュールとマイルストーンの設定

プロジェクト全体のスケジュールと、主要な成果物やイベントをマイルストーンとして設定します。スケジュールは、プロジェクトを計画通りに進めるための道しるべとなります。マイルストーンを設定することで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなります。

現実的なスケジュールを立てる

スケジュールは、各タスクの所要時間や担当者の稼働状況などを考慮して、現実的に設定することが重要です。無理なスケジュールは、プロジェクトの遅延や品質低下を招く原因となります。余裕を持ったスケジュールを立てるように心がけましょう。

マイルストーンを設定する

マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要なチェックポイントのことです。例えば、「要件定義完了」「システム開発完了」「テスト完了」などがマイルストーンとして設定されます。マイルストーンを設定することで、プロジェクトの進捗状況を可視化し、関係者間で共有することができます。

2.4 リスクと問題点の洗い出し

プロジェクトを進める上で起こりうるリスクと問題点を事前に洗い出し、対応策を検討しておくことは、プロジェクトの成功確率を高める上で非常に重要です。リスク対策を怠ると、想定外の事態が発生した場合に、プロジェクトが混乱に陥る可能性があります。

リスクの洗い出しと評価

リスクとは、プロジェクトに悪影響を与える可能性のある事象のことです。例えば、「開発メンバーの離脱」「競合製品のリリース」「仕様変更」などがリスクとして挙げられます。リスクを洗い出す際には、ブレインストーミングやSWOT分析などの手法を用いると効果的です。洗い出したリスクは、発生確率と影響度を評価し、優先順位をつけます。

問題点の洗い出しと解決策の検討

問題点とは、プロジェクトの現状においてすでに発生している課題のことです。例えば、「コミュニケーション不足」「進捗遅延」「品質不良」などが問題点として挙げられます。問題点を洗い出すためには、関係者へのヒアリングや現状分析などが有効です。洗い出した問題点に対しては、具体的な解決策を検討し、実行計画を立てます。

2.5 コミュニケーション計画の策定

プロジェクト関係者間の円滑なコミュニケーションは、プロジェクトを成功に導くための重要な要素の一つです。適切なコミュニケーション計画を策定することで、情報共有の遅延や不足によるトラブルを未然に防ぐことができます。

コミュニケーション手段の決定

プロジェクトで使用するコミュニケーション手段を決定します。メール、チャットツール、テレビ会議システムなど、さまざまなツールがありますが、プロジェクトの規模や特性に合わせて最適なものを選択する必要があります。また、各ツールを使用する際のルールを明確にしておくことも重要です。

報告の頻度と内容の決定

プロジェクトの進捗状況や問題発生時の報告の頻度と内容を決定します。報告は、プロジェクト関係者全員が情報を共有し、迅速に意思決定を行うために非常に重要です。報告の頻度や内容は、プロジェクトのフェーズや状況に合わせて柔軟に変更する必要があるかもしれません。

3. プレPMIの準備

プレPMIをスムーズかつ効果的に進めるためには、事前の準備が欠かせません。ここでは、準備段階で行うべきことを具体的に解説します。

3.1 参加者の決定と招待

プレPMIには、プロジェクトの関係者が全員参加することが理想です。関係者全員が情報を共有し、意識統一を図ることで、その後のプロジェクトを円滑に進めることができるからです。そのため、まずは参加者を決定し、招待状を送付しましょう。

参加者の決定

プロジェクトの規模や性質に応じて、適切な参加者を決定します。一般的には、以下のメンバーが考えられます。

	プロジェクトマネージャー
	プロジェクトメンバー
	関係部署の責任者・担当者
	経営層（必要に応じて）

それぞれの役割や責任範囲を明確にした上で、参加を依頼しましょう。

招待状の作成と送付

招待状には、以下の内容を記載します。

	プレPMIの目的
	日時
	場所
	参加者
	議題
	事前準備

メールや社内システムなどを活用して、参加者に確実に届くように送付しましょう。余裕を持って送付することで、参加者のスケジュール調整をスムーズに行うことができます。

3.2 必要な資料の準備

プレPMIでは、プロジェクトの概要や計画に関する資料が必要となります。事前に資料を準備しておくことで、当日の議論をスムーズに進めることができます。

プロジェクト計画書

プロジェクトの目的、目標、スケジュール、体制などをまとめた資料です。プレPMIのベースとなる資料となるため、事前に作成・共有しておきましょう。

関係資料

プロジェクトに関連する資料があれば、合わせて準備しておきましょう。例えば、過去の類似プロジェクトの資料や、市場分析データなどが考えられます。これらの資料は、プレPMIでの議論を深めるために役立ちます。

3.3 アジェンダの作成と共有

プレPMIを効率的に進めるためには、事前にアジェンダを作成し、参加者に共有しておくことが重要です。アジェンダには、議論すべき項目と、それぞれの項目にかける時間を明記します。こうすることで、時間内に議論をまとめることができ、参加者全員が共通認識を持つことができます。

アジェンダ項目例

時間	項目	内容
10分	プレPMIの目的説明	プレPMIの目的と進め方について説明する
30分	プロジェクトの目的とゴールの確認	プロジェクトの目的、目標とするゴール、達成レベルなどを共有し、認識を一致させる
20分	役割分担と責任範囲の明確化	プロジェクトメンバーの役割分担と、それぞれの責任範囲を明確にする
20分	スケジュールとマイルストーンの設定	プロジェクトの全体スケジュールと、主要なマイルストーンを設定する
30分	リスクと問題点の洗い出し	プロジェクト進行におけるリスクや問題点を洗い出し、対応策を検討する
20分	コミュニケーション計画の策定	プロジェクト関係者への情報伝達の方法や頻度などを決定する
10分	質疑応答・まとめ	プレPMIに関する質問を受け付け、内容をまとめる

共有方法

作成したアジェンダは、メールや社内システムなどを活用して、参加者に事前に共有しましょう。プレPMIまでに参加者が内容を確認できるよう、余裕を持って共有することが大切です。

3.4 会場の準備

プレPMIを行う会場も、事前に準備しておく必要があります。円滑なコミュニケーションを促進し、活発な意見交換を促すためには、快適な環境を整えることが重要です。

会場選定

参加人数に適切な広さの会場を選びましょう。会議室が狭い場合は、参加者が窮屈な思いをし、集中力が途切れてしまう可能性があります。また、オンライン参加者もいる場合は、オンライン会議システムが利用できる環境であるかどうかも確認が必要です。

設備確認

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの必要な設備が揃っているか、事前に確認しておきましょう。オンラインでプレPMIを行う場合は、カメラやマイクの動作確認も必要です。スムーズな情報共有のため、通信環境も事前に確認しておきましょう。

レイアウト

参加者が発言しやすいように、机の配置を工夫しましょう。円卓やU字型のレイアウトは、参加者同士の距離が近く、コミュニケーションが取りやすいというメリットがあります。オンライン参加者もいる場合は、全員の顔が見えるようにカメラの位置を調整するなど、工夫が必要です。

4. プレPMIで目的を達成するためのポイント

プレPMIは、事前の準備と適切な運営によって、その目的を最大限に達成することができます。ここでは、成功に導くための具体的なポイントを紹介します。

4.1 ファシリテーターの選任

プレPMIをスムーズかつ効果的に進めるためには、議論を中立な立場で進行し、参加者全員の発言を促せるファシリテーターの役割が重要です。ファシリテーターの選任は、プレPMIの成否を左右すると言っても過言ではありません。

ファシリテーターに求められるスキル

コミュニケーション能力	参加者の意見を引き出し、議論を活性化させるコミュニケーション能力が求められます。
中立性	特定の意見に偏ることなく、公平な視点で議論を進行できる中立性が重要です。
プロジェクトマネジメントの知識	プロジェクトの全体像を理解し、議論の方向性を適切に導くために、プロジェクトマネジメントに関する基礎知識があると望ましいです。

ファシリテーターの役割

議論の進行	時間配分を考慮しながら、議題に沿って議論をスムーズに進行します。
意見の調整	参加者間の意見の相違を調整し、合意形成を導きます。
結論の明確化	議論の最後には、合意事項や決定事項を明確にまとめます。

4.2 活発な意見交換

プレPMIでは、参加者全員が積極的に意見を出し合い、活発な議論を行うことが重要です。そのためには、自由な雰囲気作りや、建設的な意見交換を促進するための工夫が求められます。

意見交換を活性化するための工夫 ブレインストーミング 自由な発想で意見を出し合うブレインストーミングは、潜在的なリスクや課題を洗い出す効果的な手法です。

KJ法 付箋などを用いて意見を可視化し、グルーピングすることで、問題点の構造を明らかにすることができます。

役割交代 特定の議題について、立場を入れ替えて議論することで、多角的な視点を得ることができます。
4.3 合意形成を重視

プレPMIは、関係者全員の合意形成を図り、プロジェクトに対する共通認識を持つための場です。そのため、一方的な意見の押し付けではなく、全員が納得できる結論を導き出すことが重要です。

合意形成をスムーズに行うためのポイント

根拠に基づいた議論	意見を主張する際には、客観的なデータや根拠を明確に示すことが重要です。
妥協点を見出す	意見が対立した場合は、双方の意見を尊重し、互いに納得できる妥協点を探ることが重要です。
決定事項の記録	合意事項や決定事項は、議事録などに残し、後から確認できるようにしておくことが重要です。

4.4 成果物の共有

プレPMIで作成した資料や合意事項は、プロジェクト関係者全員で共有し、プロジェクト開始後の行動指針として活用することが重要です。また、共有することで、プロジェクトに対する当事者意識を高める効果も期待できます。

成果物の共有方法

会議資料の配布	会議で利用した資料や議事録を、電子ファイルや印刷物で配布します。
社内ポータルサイトへの掲載	社内ポータルサイトに専用のページを作成し、資料や議事録、今後のスケジュールなどを共有します。
プロジェクト管理ツールの活用	プロジェクト管理ツールを活用し、タスク管理や進捗状況の共有を行います。

これらのポイントを踏まえ、プレPMIを効果的に実施することで、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

5. まとめ プレPMIは、プロジェクトの成功を大きく左右する重要なプロセスです。綿密な準備と活発な意見交換を通じて、関係者全員が共通認識を持ち、プロジェクトへのコミットメントを高めることが目的達成の鍵となります。

プレPMIを実施することで、プロジェクト開始前に潜在的なリスクや問題点を洗い出し、対応策を検討することができます。

これは、プロジェクトの遅延や予算超過のリスクを軽減し、成功確率を高めるために非常に有効です。関係者全員が積極的に参加し、合意形成を図りながら進めることで、プロジェクトの成功に大きく貢献するでしょう。